世話人虎の巻

【世話人虎の巻】とは何者…?

【世話人虎の巻】 は、マクロが記入されたエクセルファイルです。

 

世話人副世話人が各講座の準備および実施と報告の過程で使うエクセルでの操作をマクロ化したものです。

 

講座に必要な情報を正確に取り込み、確認し、共通の様式でのアウトプットを出せることを目指したものです。 

虎の巻全体図
tora01.gif

 

【虎の巻】 には、受講者リスト、講座日程表、編編成表、講師・サブ(アシスタント)の予定者、サポート予定のインプットがあります。上図の左側からの矢印がインプットを示しています。

 

出席予定表、配布資料(4点セットのこと)、実施報告書、受講者アドレス帳が虎の巻からのアウトプットとなります。上図で右側への矢印がアウトプットを示しています。

どんな時に虎の巻を使うの…?

  • IT講習の準備と実施、そして実施報告時
  • 補習講座の準備と実施、そして実施報告時
  • 若葉会の準備と実施、そして実施報告時
  • 交流会の準備と実施、そして実施報告時
  • 学習会の準備と実施、そして実施報告時

それぞれの講習に合わせて、【虎の巻原本】から作業用【マスター】を作ります。

作業用マスターで各種データを読み込んだり、配布資料を作ります。

どのようにして使うの…?

【原本】と【マスター】

虎の巻【原本】から、各講習用に【マスターブック】を作ります。作業は【マスターブック】で行います。

 

フォルダーと原本、マスターとの関係図
master98

 

ここでは【マスターブック】は各講座ごとに作られ、【マスター】フォルダーにあることを示しています。

その大元は【原本】フォルダーにある【原本】ファイルです。

 

これらは全て、マクロ付エクセルファイル (正しくはマクロ有効ブックと言います)です。

 

マクロ付エクセルファイル を開くと、コマンドリストが表示されます。コマンドリストから該当のボタンをクリックすることで操作できます。またコマンドリストには、重要操作の実施状況が逐次表示されます。

下図は、虎の巻 【原本】 と、そこから作られる【マスターブック】 との関係を更に詳しく示します。

 

虎の巻原本とマスターとの関係図
tora02.gif

また各【マスターブック】が取り込むデータとそれが次の講座用に引き継がれるケースも示しています。

[講座日程] や [受講者リスト] がその例です。


【配布データ】

各 【マスターブック】 が作る 【配布データ】 は、【配布資料】フォルダーに出力し保存されます。上図ではマスターと配布データとの関係も示しています。

 

【配布データ】の各種は、エクセルファイル形式で作成され、メールに添付したり、印刷するのに使われます。

 

名前の通り、受講者やサポーター、それに関係者に配布するファイルは、【配布資料】フォルダーにあるものであることを確認しましょう。けっして原本やマスターブックではありません。間違っても原本やマスターブックを送付してはなりません。

ファイルの名前の付け方にはルールがあるの…?

虎の巻で使用するエクセルブック(ファイル)には、きまった名前を付けています。

虎の巻原本の名前

世話人虎の巻_v47.xlsm

世話人虎の巻: 虎の巻原本であることを示します。

v47:   バージョン(v)を示す数字(47)です。

xlsm: マクロ有効ブックであることを示します。


マスターファイルの名前

講座名1604AD_v47.xlsm

講座名: 講座を表す。以下の内いずれかを使います;

IT講習

補習講座

若葉会交流会

学習会

1604: 2016年4月の講座を意味します。

AD: 担当班名  

最初の「A」はIT講習でA班の担当を表します。

次の「D」は補習講座の担当班はD班が担当すること、A班からD班にマスターが引き渡されるということを意味しています。

若葉会交流会、学集会では担当班のみの1英文字です。

v47: マスターを作成した原本のバージョンを表す。

xlsm:  マクロ有効ブックであることを示します。


配布資料ファイルの名前

講座名(配布資料名)1604AD_v47.xlsx

講座名:講座を表す。

配布資料を出力したマスターブックからの名前を付けます。

配布資料名:配布資料名を表す。以下からいずれか。

出席予定表

4点セット

実施報告書

受講者アドレス帳

1604AD_v47

配布資料を出力したマスターブックからの名前を付けます。

xlsx: マクロ無しのブックであることを示します。