出席予定表
出席予定表とは…
- 初級講座マスターの《初級報告書》シートは、「出席予定表」と「実施報告書」を兼ねます。
- 「初級報告書手動入力 → 出席予定表」コマンドにより「報告書」シートの見出しを「初級講座出席予定表」に自動で変更したのち、班員の出席予定を手動で入力します。
- 受講生および講師・サポートの氏名欄はそれぞれの《講習予定》の担当班により自動生成されます。
- 応援・見学の欄は、予定されている場合や講習当日の出席状況で記入・入力します。
- 入力済みの「出席予定表は」配布資料として出力し、班員のサポート予定の確認と、講習当日の出欠確認等に使われます。
受講者および班員の出席予定表を入力して作成します。
1.班員の出席予定を把握します。
講習前月末までに、メールで班員の出席予定を把握します。
メールでは講習の月日や時間を知らせ、月日ごとの参加予定を返信してもらうようにする。
2.受講者の欠席予定の連絡を把握しておきます。
事務局を通して、受講者の出席できない日の連絡があれば、把握しておきます。
3.コマンド一覧の [出席予定表] ボタンをクリックして、予定を入力できるようにします。
コマンド一覧で、[IT報告書手動入力と更新] グループの[出席予定表]ボタンにマウスを載せると、「IT報告書を出席予定表にし、予定を更新する」とメッセージが表示されます。
[出席予定表] ボタンをクリックすると、状況表示が[入力開始]と変わります。
同時に、[IT報告書] シートが表示されて、いつでも入力できる状況となります。
4.「初級班員予定表」をコピーして[出席予定表]に貼り付ける
コマンド一覧の[コピー&貼り付け(班員予定表)]ボタンをクリックすると、
「班員予定表」に入力済みの班員の予定データをコピーして、「出席予定表」の班員の予定データ部分に貼り付ける。(v75以降)
※ この操作を行うと、入力済みデータが上書きされるので、要注意。
次項の手動入力の前に行うこと。
5.[出席予定表] を手動で入力します。
入力は、選択したセルの右側の▼をクリックして凡例記号(○、◎、△、✕、Aなど)を選びます。(各シート共通)
[IT報告書] シートが表示される。
タイトルが「出席予定表」、作成日がボタンを押した日で表示されています。
班員個人および受講者の出席予定を入力しますが、入力する日のセルをクリックすると、セル右側に▼が表示されます。▼をクリックすると入力候補が表示されます。この候補中から該当を選んでクリックすればセルに入力できます(候補以外のものは入力できません)。
○:参加、□:体操指導、◎:講師、A:アシスタント、✕:欠席、△:調整中など
連絡なしは、空欄にしておきます。
これらの操作は、繰り返し行うことができます。[出席予定表] ボタンを押すたびに、押した時の年月日が入力されるます。手動入力と組み合わせて使えば、最後に手動入力したタイムスタンプとなります。
一連の操作で講習開始前時点での [出席予定表] を完成させます。
作成した [出席予定表] を出力します。出力したファイルは、メールの添付や印刷に使用します。
1.コマンド一覧で、配布資料出力の [出席予定表] ボタンをクリックします。
[出席予定表] ファイルの作成! 始まります。
2.出力パスが設定されていない場合は、まずその設定を行います。
出力パスがブランクの場合に、当メッセージが表示されます。
出力パスは、<<配布データ作成>>シートのセルで指定されます。
このあとの操作で、出力パスに【配布資料】フォルダーの指定を行うことをメッセージしています。
[OK] をクリックします。
なお、既に出力パスに値が入っている場合は、その値を使うかどうかの判断を求められる。当マスターで以前に出力操作を行ったケースです。
既存の出力パスの値を使うと判断した場合は、ステップ5.にジャンプします。
3.【虎の巻】フォルダーにある【配布資料】フォルダーを指定します。
「配布データ作成: ファイルを保存するフォルダーを選択してください」ダイアログが出るので、【虎の巻】フォルダーにある【配布資料】フォルダーを選択して [OK] をクリックします。
4.出力パスが設定されます。
出力パスとしての「フォルダーが設定されました」メッセージが表示されます。
<<配布データ作成>>シートの出力パスのセルには【配布資料】フォルダーの場所が設定され、背景もグリーン色に変わります。
(出力ブック名、出力Book名のセルはブランクのままです。)
[OK] をクリックして次の操作に移ります。
5.次に、出力ブック(ファイル)名を設定する方法で、「ウィザードを使う」を選択します。
出力ブック名(ファイル名)を設定します。
ここでは推奨の、[はい] で、ウィザードで設定する方法を選びます。
6.ファイル名設定ウィザード(その1):作成するデータの種類を [出席予定表] とする。
作成するデータの種類で、右端の▼をクリックします。
表示される中から、[出席予定表] を選択します。
7.ウィザード(その2):シート状況と作成されるファイル名を確認し、[作成]する。
作成時使用するシート名とその状況を確認します。
コマンド一覧ボックスの [IT報告書手動入力] グループで、[出席予定表] が [入力開始] と表示されている必要があります。
作成されるファイル名を確認します。
[作成] ボタンでファイル作成が開始されます。
8.【配布資料】フォルダー内に同じ名前のファイルがある場合は、メッセージが表示される。
9.マクロなしのブックとして保存するかどうかを訊ねられるので「はい」をクリックする
上書きするかどうかを判断します。
10.配布用データが作成されたメッセージが表示されます。
配布用データが作成されたメッセージが表示されます。
この場合は、ファイル名でも分かるように、(出席予定表)が出力されました。
[OK] をクリックします。
11.コマンド一覧で出席予定表は [出力済み] と表示されます。
コマンド一覧では、[配布資料出力]グループの[出席予定表]は[出力済み]と表示されます。
マウスを載せると、出力されたファイル名が表示されます。
12.出力したファイルをメールで配信、あるいは印刷します。
これら一連の操作で、配信および印刷用のファイルが作成されます。エクスプローラで現物(「出席予定表」)が【配布資料】フォルダーにあることを確認しましょう。
出力した[出席予定表]ファイルを印刷します。講習当日の出欠の様子を記録するなどに使用します。
1.【配布資料】フォルダーにある[出席予定表]ファイルを開きます。
エクスプローラを起動し、【虎の巻】▶【配布資料】を表示します。
「出席予定表」をダブルクリックして開きます。
2.印刷プレビューします。
開いたファイルのシート「IT報告書」が[出席予定表]であることを確認します。
「印刷プレビュー」をクリックします。
3.印刷します。
印刷プレビューで、1ページで収まること、などを確認し、[印刷]します。
作成された[出席予定表]ファイルを添付して班員へ送り、講習期間中のサポートの確認を行います。
1.メールで新規にメッセージを作成し、[ファイルの添付] をクリックします。
メールを起動し、[電子メールメッセージの新規作成] をクリックします。
[メッセージの作成] が開くので、まず、[ファイルの添付] をクリックする。
2.メッセージの添付ファイルとして、出席予定表を挿入します。
[開く] ダイアログで、出席予定表ファイルを配布資料で見つけます。
ファイルをクリックし、[開く] をクリックします。
これにより、メールにファイルが添付されます。
3.本文、件名、宛先を入力し、送信します。