四点セット出力・印刷・配信

4点セットとは

4点セットとは・・・?

  • 配布資料として出力される資料で、以下に説明する4点をまとめた資料を言います。
    • IT講習予定表
    • IT講習実施要綱
    • IT講習座席表
    • IT-PCアドレス

 

  • 班員サポーターには事前に、講習受講者には講習初日に配布されます。
配布資料に出力された4点セット
配布資料に出力された4点セット

作業用マスターから「IT講習予定表」「IT実施要綱」「IT座席表」「IT-PCアドレス」の四つのシートをまとめたものです。

 

講習の予定表、講習の内容、座席位置、メールで使用するアドレスなどの情報が入ったデータです。

いすれも講習には必要な情報です。

 

受講者には印刷して配布します。班員などのサポーターにはメールで送信します。

 

四点セットの中身は、「基礎データ更新」「講師・アシスタントの割り当て」「座席表変更」が済めば完成します。

IT講習予定表とは・・・?

  • 4点セットのその1「IT講習予定表」(右図)です。
  • 受講者に対し、IT講習の予定から補習講座および若葉会まで向こう3か月の講座予定日を伝える大事な情報です。
  • 予定日入力は事務局からの「講座日程」を読み込むことで自動入力されます。
  • 講師やアシスタント名は世話人によりセットされ表示されます。
配布資料に出力された「4点セット」のその1「IT講習予定表」
配布資料に出力された「4点セット」のその1「IT講習予定表」

受講者に対し、向う3ヶ月の講座予定日を伝える大事な情報です。

講座年月、担当班は、マスターブックのファイル名から自動設定されます。

 

世話人・副世話人名は担当班名の入力で自動入力されます。

 

講習(IT講習・補習講座・若葉会・交流会)の実施日は、【日程更新】により、パソボラ事務局から送付される日程表を読みこんで設定されます。

 

人選された講師およびアシスタントは、【講師・アシスタントの割り当て】により、班編成表から班No.を選択して入力します。

IT講習実施要綱とは・・・?

  • 4点セットのその2「IT講習実施要綱」(右図)です。
  • 講座内容をお知らせするものです。
  • 上記の「IT講習予定表」をもとに全てが自動生成されます。
配布資料に出力された「4点セット」のその2「IT講習実施要綱」
配布資料に出力された「4点セット」のその2「IT講習実施要綱」

IT講習座席表とは・・・?

  • 4点セットのその3「IT講習座席表」(右図)です。
  • 受講者の座る場所を明示するものです。
  • 事務局からの「IT講習受講者一覧」のリストを読み込むことで全てが自動生成されます。
  • 但し、身体的、年齢的配慮から、座席を自由に変更することができます。
配布資料に出力された「4点セット」のその3「IT講習座席表」
配布資料に出力された「4点セット」のその3「IT講習座席表」

通常はパソボラ事務局からの受講者データの番号順に座席が決まります。

 

変更が必要な場合は、【座席表変更】のフォームで、受講者番号と座席番号を組み合わせることで行います。

IT講習PCメールアドレスとは・・・?

  • 4点セットのその4「IT講習PCメールアドレス表」(右図)です。
  • 受講者に割り当てられたメールアドレスを一覧にしたものです。着席する場所固有のメールアドレスを使ってのメールの勉強に使われます。
  • 上記「IT座席表」より座席変更後のデータで自動生成されます。
配布資料に出力された「4点セット」のその4「IT講習PCメールアドレス表」
配布資料に出力された「4点セット」のその4「IT講習PCメールアドレス表」

受講者が使用する実習機のメールアドレスと受講者名を結び合わせた表です。

 

座席表から受講者名等が全て自動入力されます。開催月と受講者名を確認してください。

 

備考欄のみ入力可能です。

四点セット出力

master52.gif:四点セットを出力する操作の流れ
master52.gif:四点セットを出力する操作の流れ

1.コマンド一覧で、[配布資料出力] の[四点セット]をクリックします。

4点セットの出力を始めます。

2.既に入っている出力パスフォルダーの情報をそのまま使うかどうか判定します。

ご自分のPCの【虎の巻】>【配布資料】フォルダーが指定されていることを確認します。

master53
master53

出力パス(フォルダー)がそのまま使えるかどうかの判断をします。









[はい] で、その情報を使います。

3.出力ブック名を設定する方法で、「ウィザードを使う(推奨)」を選択します。

master47.gif:ファイル名設定方法を選択する
master47.gif:ファイル名設定方法を選択する

出力ブック名(ファイル名)を設定します。

 

ここでは推奨の、[はい] で、ウィザードで設定する方法を選びます。

4.ファイル名設定ウィザード(その1):作成データの種類で「四点セット」を選ぶ。

master54.gif:作成するデータの種類を指定します
master54.gif:作成するデータの種類を指定します

作成するデータの種類で、右端の▼をクリックします。

 

表示される中から、[4点セット] を選択します。

5.ファイル名設定ウィザード(その2):使用シートの状況と作成されるファイル名の確認。

確認後「作成」をクリックします。

master55.gif:出席予定表出力に使うシートの状況と、作成されるファイル名を確認します
master55.gif:出席予定表出力に使うシートの状況と、作成されるファイル名を確認します

作成時使用するシート名とその状況を確認します。

 

四点セットの場合は、基礎データが読み込まれ、講師やアシスタントが設定され、座席表も完了していれば十分です。

 

作成されるファイル名を確認します。

 

[作成] ボタンでファイル作成が開始されます。

6.【配布資料】フォルダー内に同じ名前のファイルがある場合は、メッセージが表示される。

上書きするかどうか判断します。

7.配布用データが作成された旨のメッセージが表示されます。

master56.gif:配布用データが作成されたメッセージ
master56.gif:配布用データが作成されたメッセージ

配布用データが作成されたメッセージが表示されます。

 

この場合は、ファイル名でも分かるように、(4点セット)が出力されました。

 

 

[OK] をクリックします。

8.コマンド一覧で四点セットは [出力済み] と表示されます。

master57.gif:四点セットは[出力済み]と表示
master57.gif:四点セットは[出力済み]と表示

コマンド一覧では、[配布資料出力] グループの [四点セット] は[出力済み]と表示されます。

 

マウスを載せると、出力されたファイル名が表示できます。

9.【配布資料】フォルダーで [4点セット] ファイルの現物を確認します。

master59.gif:配布資料フォルダーに保存されている4点セットファイルを確認する
master59.gif:配布資料フォルダーに保存されている4点セットファイルを確認する

エクスプローラーで、【虎の巻】フォルダー内の【配布資料】サブフォルダーを開きます。


4点セットファイルが保存されていることを確認します。

10.4点セットファイルを開き、内容を確認します。

master58.gif:四点セットファイル内容
master58.gif:四点セットファイル内容

【配布資料】フォルダー内に保存されている、IT講習(4点セット)1509BA_v44.xlsx ファイルを開いて見ます。

 

以下の4枚のシートから構成されていることを確認します。

「IT講習予定表」「IT実施要綱」「IT座駅表」「IT-PCアドレス」

4点セット印刷

4点セットは印刷して受講者に渡します。それを印刷する操作について記述します。

1.【配布資料】に保存されている4点セットファイルを開きます。

master59
master59


2.最初のシートを選択し、印刷プレビューします。

master60
master60


3.印刷します。

master61
master61

 

4.他のシートについても同じように印刷し、セットを作ります。

印刷した各シートの下端部分(フッター部分)には、「1/4 ページ」「2/4 ページ」などとページ番号を印刷していますので、その順にまとめて一つのセットを作ります。

4点セット配信

班員へ、メールで4点セットを送信して、サポートを依頼します。

1.メールで新規にメッセージを作成し、[ファイルの添付] をクリックします。

master62
master62


2.メッセージの添付ファイルとして、「配布資料」にある4点セットを挿入します。

master63
master63


3.本文、件名、宛先を入力し、送信します。

master64.gif:4点セットファイルが添付された
master64.gif:4点セットファイルが添付された