基礎データ更新

ここでは、講習の受講者データ、最新の班編成表、講習日程のデータでITマスターを更新します。

IT講習マスターを開く

1.担当するコース用のITマスターを開きます。

詳細は、マスターを開くを参照します。

2.コマンド一覧ボックスが開きます。

master08.gif:コマンド一覧
master08.gif:コマンド一覧

[IT講習マスター]コマンド一覧ボックス(右図)

 

 

個別処理の、[受講者][班編成表][日程]コマンドを使って基礎データを更新します。

 

それぞれのコマンドの右にある[必須操作進捗表示]の欄で、「更新済み」とグレーで表示されているのは、未だ該当データが更新されていないことを意味します。

受講者リストを編集する

事務局から送付された受講者リストで、満席でない場合、すなわち受講者が12名未満の場合、適当に空席を作り、座席に余裕を持たせることができる。

このためには、受講者リストを更新するだけで、座席の空席および並びを設定できる。

受講者リストを隙間なく並べた場合:

受講者リストvs座席表01:受講者リストを隙間なく並べた場合の座席表
受講者リストvs座席表01:受講者リストを隙間なく並べた場合の座席表

受講者リストに隙間を開けて並べた場合:

受講者リストvs座席表02:受講者リストに隙間を開けて並べた場合の座席表
受講者リストvs座席表02:受講者リストに隙間を開けて並べた場合の座席表

1.受講者リストファイルを開く

2.受講者の並び順を変更する

事務局から送付された受講者リストは、最初から隙間なくリストされているので、必要に応じて、受講者の座席を考慮して、空席や並び順を変更する。

3.受講者リストファイルを保存して閉じる

受講者リストファイルを更新して、「原本」フォルダーに保存する。

更新した受講者リストファイルは、翌月の補習講座担当班へも送付する。

受講者データを更新する

虎の巻にある「受講者」データを最新のものに入れ替えます。

master26
master26

読み込まれた受講者データはマスターの「原案」「IT報告書」「IT座席表」「IT-PCアドレス」各シートに反映されます。

1.[受講者]ボタンをクリックします。

コマンド一覧ボックスの [受講者] ボタンをクリックすると、受講者の更新が開始されます。

2.入力済み受講者データ使えるかどうか判断、更新する場合は [いいえ] をクリックします。

master09
master09

現在のマスターにある受講者データが、担当するコースに合致しているかどうかの比較が表示されます。

 

 

データを更新する場合は [いいえ] ボタンをクリックします。

 

現在のデータをそのまま使う場合は [はい] ボタンをクリックします。

 

 

3.受講者ファイルを選択し、[開く] をクリックします。

master10
master10

[ファイルを開く] ダイアログで、該当の受講者ファイルを選択し [開く] をクリックします。

 

受講者ファイルは【虎の巻】▶【原本】フォルダーに保存されていいます。

4.パスワードを入力します。

パスワードが不明な時は、事務局などに問い合わせしましょう。

5.開いたファイルが、更新しようとする受講者データであることを確認します。

master11
master11

ファイルが開き、受講者データが表示されます。

 

講習月や担当班などを確認します。

 

データが正しいことを確認し、[はい] をクリックします。

6.受講者データが更新されます。

master12
master12

「受講者名簿が更新されました」メッセージが出て、完了です。

 

[OK] をクリックします。

7.コマンド一覧で、[更新済み] が表示されます。

master13
master13

受講者の [更新済み] が表示されます。

 

マウスを載せると、使われた受講者ファイル名が表示されます。

これら一連の操作により、シート[原案]、[IT報告書]、[IT座席表]、[ITーPCアドレス] で使用される受講者データが更新されます。

班編成表を更新する

虎の巻マスターにある「班編成表」データを最新のものと入れ替えます。

master27
master27

1.[班編成表] ボタンをクリックします。

これにより作業で使用する [班編成表] を最新のものに更新することができます。

2.班編成表データ更新するかどうか判断します。更新する時は [いいえ] をクリックします。

master14
master14

現在マスターに読み込まれている班編成表データが表示されるので、これを更新するかどうかを判断します。

 

現在のデータは、表示される [班編成表] にて最新のものかどうかを確認します。

 

 

 

[はい] で現在のデータを使用します。

 

[いいえ] で、班編成表を更新します。

3.[ファイルを開く] ダイアログで【原本】フォルダーにある班編成表を開きます。

master15
master15

「ファイルを開く」ダイアログが表示され、自動的に【虎の巻】▶【原本】フォルダーが選択されています。

 

そこにある、最新の班編成表ファイルを選択し、[開く] をクリックします。

4.開いた班編成表ファイルを再確認します。[はい] で更新が始まります。

master16
master16

班編成表ファイルが開き表示されるので、最新のデータかどうかを確認します。

 

 

[はい] で、このファイルで更新します。

[いいえ] は、他のファイルを探します。

5.班編成データが更新されたとのメッセージが出るので、[OK] をクリックします。

master17
master17

班編成データの更新が終わり、メッセージが表示される。

 

[OK] をクリックします。

6.必要に応じて班編成表を印刷しておきます。

master18
master18

班編成表を印刷するかどうかを判断します。

 

手元に印刷した班編成表があると、班員の選択に役立つことがあります。

 

[は い] で印刷します。

[いいえ] で印刷しません。

7.コマンド一覧で [更新済み] が表示されます。

master19
master19

班編成表の [更新済み] が表示されます。

 

マウスを載せると、更新に使われた班編成表ファイル名が表示されます。

例:[パソボラ会員班編成表9月1日付け.xlsx]

これら一連の操作で、シート[班編成表] と [IT報告書] で使用される班編成データが更新されます。

講習日程を更新する

虎の巻マスターにある講座日程を最新のものにします。

読み込む講座日程は、3か月先の若葉会日程まで含みます。

master28
master28

1.[日程] をクリックします。

作業用マスターの、講習日程を更新する作業が開始されます。

2.講座日程更新を続けるかどうかの確認です。[OK] で更新を続行します。

master20
master20

講座日程を更新する用意を確認します。

 

事務局から送付されている[講座日程]ファイルを使います。

 

[OK] をクリックして更新を続行します。

3.【原本】フォルダーから読み込む講座日程ファイルを選択し、開きます。

master21
master21

事務局から送付されている[日程表]ファイルは、【虎の巻】▶【原本】フォルダーに保存しておきます。

 

[ファイルを開く] ダイアログで、【虎の巻】▶【原本】フォルダーが選択されます。

 

最新の講座日程表ファイルをクリックし、続いて[開く] をクリックします。

4.選択された講座日程ファイルから、読み込むシートを指定します。

master22
master22

講座日程表ファイルが開き、シートが表示されます。

 

ファイルに複数のシートが存在する場合は、[はい] [いいえ] で順次表示するシートを変更し、正しいシートを選択します。

 

 

5.講習日程が更新されたとのメッセージが表示されます。

master23
master23

講座日程が更新されました。

 

シート「IT講習予定表」が表示され、日程が表示されています。

 

 

 

メッセージには [OK] をクリックします。

6.講座予定日をもう一度確認し、確定します。

master24
master24

講座予定日の確認と、必要な変更を行います。

 

予定日が違ったままで準備を進めると、多大な影響がでてしまうので、慎重を期すために再度確認を行います。

 

ホームページの活動予定日と照合して確認を行います。

 

 

 

①入力済みの講座予定日が表示される。

 

②ホームページにある、活動予定日と照合する。

 

③変更が必要な部分があれば、その日を上書きし [変更] をクリックする。

 

④全て変更・確認後OKならば、[確認OK] をクリックします。

 

7.コマンド一覧で[更新済み]が表示されます。

master25
master25

日程の [更新済み] が表示されます。

 

マウスを載せると、使われた講座日程表ファイル名が表示されます。

例:「講座日程表(2015年度).xlsx」

 

 

 

 

ヒント:
読み込まれた日程表は、IT講習だけでなく、来月の補習講座、再来月の若葉会の日程の分まで更新しています。

これら一連の操作で、シート [IT講習予定表]、[IT報告書]、[IT実施要綱] の講座日程が更新されます。

更に [補習] や [若葉会] 用のシートの日程も更新されます。