出席予定表

出席予定表とは?

出席予定表とは…

  • IT講習マスターの《IT報告書》シートは、「出席予定表」と「実施報告書」を兼ねます。
  • 「IT報告書手動入力 → 出席予定表」コマンドにより「報告書」シートの見出しを「IT講習出席予定表」に自動で変更したのち、班員の出席予定を手動で入力します。
  • 受講生および講師・サポートの氏名欄はそれぞれの《講習予定》の担当班により自動生成されます。
  • 応援・見学の欄は、予定されている場合や講習当日の出席状況で記入します。
  • 入力済みの「出席予定表は」配布資料として出力し、班員のサポート予定の確認と、講習当日の出欠確認等に使われます。
配布資料として出力された、IT講習「出席予定表」の例
配布資料として出力された、IT講習「出席予定表」の例

出席予定表入力

受講者および班員の出席予定表を入力して作成します。

master40.gif:出席予定表手動入力操作の流れ
master40.gif:出席予定表手動入力操作の流れ

1.班員の出席予定を把握します。

講習前月末までに、メールで班員の出席予定を把握します。


メールでは講習の月日や時間を知らせ、月日ごとの参加予定を返信してもらうようにする。

2.受講者の欠席予定の連絡を把握しておきます。

事務局を通して、受講者の出席できない日の連絡があれば、把握しておきます。

3.コマンド一覧の [出席予定表] ボタンをクリックして、予定を入力できるようにします。

master41.gif:出席予定表の欄が [入力開始] と表示される
master41.gif:出席予定表の欄が [入力開始] と表示される

コマンド一覧で、[IT報告書手動入力と更新] グループの[出席予定表]ボタンにマウスを載せると、「IT報告書を出席予定表にし、予定を更新する」とメッセージが表示されます。

 

[出席予定表] ボタンをクリックすると、状況表示が[入力開始]と変わります。

 

同時に、[IT報告書] シートが表示されて、いつでも入力できる状況となります。


4.[出席予定表] を手動で入力します。

入力は、選択したセルの右側の▼をクリックして凡例記号(○、◎、△、✕、Aなど)を選びます。(各シート共通)

master42.gif:出席予定表を手動で入力する
master42.gif:出席予定表を手動で入力する

[IT報告書] シートが表示される。

タイトルが「出席予定表」、作成日がボタンを押した日で表示されています。

 

班員個人および受講者の出席予定を入力しますが、入力する日のセルをクリックすると、セル右側に▼が表示されます。▼をクリックすると入力候補が表示されます。この候補中から該当を選んでクリックすればセルに入力できます(候補以外のものは入力できません)。

○:参加、□:体操指導、◎:講師、A:アシスタント、✕:欠席、△:調整中など

連絡なしは、空欄にしておきます。

これらの操作は、繰り返し行うことができます。[出席予定表] ボタンを押すたびに、押した時の年月日が入力されるます。手動入力と組み合わせて使えば、最後に手動入力したタイムスタンプとなります。

一連の操作で講習開始前時点での [出席予定表] を完成させます。

出席予定表出力

作成した [出席予定表] を出力します。出力したファイルは、メールの添付や印刷に使用します。

master43.gif:配布資料出力の操作の流れ
master43.gif:配布資料出力の操作の流れ

1.コマンド一覧で、配布資料出力の [出席予定表] ボタンをクリックします。

[出席予定表] ファイルの作成! 始まります。

2.出力パスが設定されていない場合は、まずその設定を行います。

master44.gif:出力ファイルの保存先を指定するメッセージ
master44.gif:出力ファイルの保存先を指定するメッセージ

出力パスがブランクの場合に、当メッセージが表示されます。

出力パスは、<<配布データ作成>>シートのセルで指定されます。

 

このあとの操作で、出力パスに【配布資料】フォルダーの指定を行うことをメッセージしています。

 

[OK] をクリックします。


 

なお、既に出力パスに値が入っている場合は、その値を使うかどうかの判断を求められる。当マスターで以前に出力操作を行ったケースです。

既存の出力パスの値を使うと判断した場合は、ステップ5.にジャンプします。

3.【虎の巻】フォルダーにある【配布資料】フォルダーを指定します。

master45.gif:出力したファイルの保存先を指定する
master45.gif:出力したファイルの保存先を指定する

「配布データ作成: ファイルを保存するフォルダーを選択してください」ダイアログが出るので、【虎の巻】フォルダーにある【配布資料】フォルダーを選択して [OK] をクリックします。

4.出力パスが設定されます。

master46.gif:出力パスが設定された
master46.gif:出力パスが設定された

出力パスとしての「フォルダーが設定されました」メッセージが表示されます。

 

<<配布データ作成>>シートの出力パスのセルには【配布資料】フォルダーの場所が設定され、背景もグリーン色に変わります。

(出力ブック名、出力Book名のセルはブランクのままです。)

 

[OK] をクリックして次の操作に移ります。

5.次に、出力ブック(ファイル)名を設定する方法で、「ウィザードを使う」を選択します。

master47.gif:ファイル名設定方法を選択する
master47.gif:ファイル名設定方法を選択する

出力ブック名(ファイル名)を設定します。

 

ここでは推奨の、[はい] で、ウィザードで設定する方法を選びます。

6.ファイル名設定ウィザード(その1):作成するデータの種類を [出席予定表] とする。

master48.gif:作成するデータの種類を指定します
master48.gif:作成するデータの種類を指定します

作成するデータの種類で、右端の▼をクリックします。

 

表示される中から、[出席予定表] を選択します。

7.ウィザード(その2):シート状況と作成されるファイル名を確認し、[作成]する。

master49.gif:出席予定表出力に使うシートの状況と、作成されるファイル名を確認します
master49.gif:出席予定表出力に使うシートの状況と、作成されるファイル名を確認します

作成時使用するシート名とその状況を確認します。

コマンド一覧ボックスの [IT報告書手動入力] グループで、[出席予定表] が [入力開始] と表示されている必要があります。

 

作成されるファイル名を確認します。

 

[作成] ボタンでファイル作成が開始されます。

8.【配布資料】フォルダー内に同じ名前のファイルがある場合は、メッセージが表示される。

上書きするかどうかを判断します。

9.配布用データが作成されたメッセージが表示されます。

master50.gif:配布用データが作成されたメッセージ
master50.gif:配布用データが作成されたメッセージ

配布用データが作成されたメッセージが表示されます。

 

この場合は、ファイル名でも分かるように、(出席予定表)が出力されました。

 

 

[OK] をクリックします。

10.コマンド一覧で出席予定表は [出力済み] と表示されます。

master51.gif:出席予定表は[出力済み]と表示
master51.gif:出席予定表は[出力済み]と表示

コマンド一覧では、[配布資料出力]グループの[出席予定表]は[出力済み]と表示されます。


マウスを載せると、出力されたファイル名が表示されます。

11.出力したファイルをメールで配信、あるいは印刷します。

これら一連の操作で、配信および印刷用のファイルが作成されます。エクスプローラで現物(「出席予定表」)が【配布資料】フォルダーにあることを確認しましょう。

出席予定表の印刷

出力した[出席予定表]ファイルを印刷します。講習当日の出欠の様子を記録するなどに使用します。

1.【配布資料】フォルダーにある[出席予定表]ファイルを開きます。

it101
it101

エクスプローラを起動し、【虎の巻】▶【配布資料】を表示します。


「出席予定表」をダブルクリックして開きます。

2.印刷プレビューします。

it102
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開いたファイルのシート「IT報告書」が[出席予定表]であることを確認します。


「印刷プレビュー」をクリックします。

3.印刷します。

it103
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印刷プレビューで、1ページで収まること、などを確認し、[印刷]します。

出席予定表を送信する

作成された[出席予定表]ファイルを添付して班員へ送り、講習期間中のサポートの確認を行います。

1.メールで新規にメッセージを作成し、[ファイルの添付] をクリックします。

master62.gif:ファイルを添付する
master62.gif:ファイルを添付する

メールを起動し、[電子メールメッセージの新規作成] をクリックします。

 

[メッセージの作成] が開くので、まず、[ファイルの添付] をクリックする。

2.メッセージの添付ファイルとして、出席予定表を挿入します。

it104
it104

[開く] ダイアログで、出席予定表ファイルを配布資料で見つけます。

 

ファイルをクリックし、[開く] をクリックします。

 

これにより、メールにファイルが添付されます。

3.本文、件名、宛先を入力し、送信します。

it105
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