4点セット出力・印刷・配信

4点セットとは・・・?

4点セットとは・・・?

作業用マスターから「補習講座予定表」「補習実施要綱」「補習座席表」「補習-PCアドレス」の四つのシートをまとめたものです。

 

講習の予定表、講習の内容、座席位置、メールで使用するアドレスなどの情報が入ったデータです。

いすれも講習には必要な情報です。

 

受講者には印刷して配布します。班員などのサポーターにはメールで送信します。

 

四点セットの中身は、「基礎データ更新」「講師・アシスタントの割り当て」「座席表変更」が済めば完成します。

補習講座予定表とは・・・?

受講者に対し、向う3ヶ月の講座予定日を伝える大事な情報です。

講座年月、担当班は、マスターブックのファイル名から自動設定されます。

 

世話人・副世話人名は担当班名の入力で自動入力されます。

 

講習(IT講習・補習講座・若葉会・交流会)の実施日は、【日程更新】により、パソボラ事務局から送付される日程表を読みこんで設定されます。

 

人選された講師およびアシスタントは、【講師・アシスタントの割り当て】により、班編成表から班No.を選択して入力します。

補習実施要綱とは・・・?

補習実施要綱は、各講習日の講習概要が記述されたものです。

 

開催日時と講師名およびアシスタント名は、補習講座予定表のデータを引き継ぎ、自動入力されます。

補習座席表とは・・・?

通常はパソボラ事務局からの受講者データの番号順に座席が決まります。

 

変更が必要な場合は、【座席表変更】のフォームで、受講者番号と座席番号を組み合わせることで行います。

補習-PCアドレスとは・・・?

受講者が使用する実習機のメールアドレスと受講者名を結び合わせた表です。

 

座席表から受講者名等が全て自動入力されます。開催月と受講者名を確認してください。

 

備考欄のみ入力可能です。

4点セット出力

ho39
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1.コマンド一覧ボックスで、配布資料出力の[4点セット]をクリックします。

2.既に入っている出力パスフォルダーの情報をそのまま使うことにする。

ho38
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出力パス[フォルダー]がそのまま使えるかどうかの判断をします。

 

【虎の巻】▶【配布資料】となっていればそのまま使える可能性がありますが、他のPCあるいは他の方のPCで作業したことのあるマスターの場合は再度設定値を変更しなければなりません。

  

 

 

[はい] でその情報を使います。

3.出力ブック名を設定する方法を選択します。ここではウィザードを使います。

master47.gif:ファイル名設定方法を選択する
master47.gif:ファイル名設定方法を選択する

出力ブック名(ファイル名)を設定します。

 

ここでは推奨の、[はい] で、ウィザードで設定する方法を選びます。

4.ファイル名設定ウィザード(その1):作成データの種類の設定

ho40
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作成するデータの種類で、右端の▼をクリックします。

 

表示される中から、[4点セット] を選択します。

5.ウィザード(その2):使用シート状況と作成されるファイル名を確認し、[作成] する

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ho41

 作成時使用するシート名とその状況を確認します。

 

四点セットの場合は、基礎データが読み込まれ、講師やアシスタントが設定され、座席表も完了していれば十分です。

 

作成されるファイル名を確認します。

 

[作成] ボタンでファイル作成が開始されます。

6.【配布資料】フォルダー内に同じ名前のファイルがある場合、メッセージが表示される。

7.配布用データが作成されたメッセージが表示されます。

ho42
ho42

配布用データが作成されたメッセージが表示されます。

 

この場合は、ファイル名でも分かるように、(4点セット)出力されました。

 

 

[OK] をクリックします。

8.コマンド一覧で4点セットは[出力済み]と表示されます。

ho43
ho43

コマンド一覧では、[配布資料出力]グループの[4点セット]は[出力済み]と表示されます。

 

マウスを載せると、出力されたファイル名が表示されます。

9.【配布資料】フォルダーで(4点セット)ファイルの現物を確認します。

ho44
ho44

エクスプローラーで、【虎の巻】フォルダー内の【配布資料】サブフォルダーを開きます。

 

4点セットファイルが保存されていることを確認します。

10.4点セットファイルを開き、内容を確認します。

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ho45

【配布資料】フォルダー内に保存されている、補習講座(4点セット)1510BA_v44.xlsx ファイルを開いて見ます。

 

以下の4枚のシートから構成されていることを確認します。

「補習講座予定表」「補習実施要綱」「補習座席表」「補習-PCアドレス」

4点セット印刷

4点セットは印刷して受講者に渡します。それを印刷する操作について記述します。

1.【配布資料】に保存されている4点セットファイルを開きます。

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2.最初のシートを選択し、印刷プレビューします。

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3.印刷します。

ho47
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4.他のシートについても同じように印刷し、セットを作ります。

印刷した各シートの下端部分(フッター部分)には、「1/4 ページ」「2/4 ページ」などとページ番号を印刷していますので、その順にまとめて1つのセットを作ります。

4点セット配信

班員へ、メールで4点セットを送信して、サポートを依頼します。

1.メールで新規にメッセージを作成し、[ファイルの添付]をクリックします。

master62
master62

2.メッセージの添付ファイルとして、4点セットを挿入します。

ho48
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3.本文、件名、宛先を入力し、送信します。

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