基礎データ更新

ここでは、講習の受講者データ、最新の班編成表、講習日程で補習マスターを更新します。


新規に原本から補習マスターを作成した場合はもちろん、ITマスターから作成した補習マスターの場合でもこれら基礎データに更新がある場合がありますので、更新のステップは必要です。

その中で、更新の必要性を確認しますので、更新が必要無いと判断する場合もあります。

受講者データを手動で更新する

受講者ファイルはIT講習と全く同じものが使われるのが普通です。

原本から作成した補習マスターの場合は、受講者ファイルを読み込む必要はありますが、ITマスターから作成した補習マスターの場合は、同じものを読み込む必要はありません。

 

しかし、補習講座に進まない受講者が居られる場合は、その方をリストから外す必要があります。

また、座席を変更するために、リストで並び順を変えることもできます。

こうした変更が必要な場合、変更を加えた受講者ファイルを事前に用意します。

 

1.受講者ファイルを開きます。

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補習に関係する受講者ファイルを開きます。

 

受講者ファイルは【原本】フォルダーに保存されています。

2.パスワードを入力します。

3.[保護ビュー]のメッセージが出る場合は、[編集を有効にする]をクリックします。

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4.受講者リストが開くので、補習に進む状況に応じて受講者リストを変更します。

補習に進まない方の行:

[受講]の欄だけ、数字をそのままに残します。その行のそれ以外のセルのデータは削除します。

順番を変更する場合:

[受講]の欄はそのままにして、それ以外の行のセルデータを入れ替えます。


受講者リストのフォーマットとしては、[受講]欄には mm-01 から mm-12 までの数字が順に入っていることが必要です。(mm はIT受講の月を表します。)

5.名前を付けて【原本】フォルダーに保存します。

変更したことが分かるようなファイル名を付けましょう。


これで補習マスターに読み込む受講者ファイルの準備ができました。

補習マスターを開く

1.担当するコース用の補習マスターを開きます。

詳細は、「マスターを開く」を参照します。

2.コマンド一覧ボックスが開きます。

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[補習講座マスター] コマンド一覧ボックス(右図)

 

 

個別処理の、[受講者] [班編成表] [日程] コマンドを使って基礎データを更新します。

 

 

それぞれのコマンドの右にある [必須操作進捗表示] の欄で、「更新済み」となっているのは、ITマスターから作成した補習マスターの場合です。

原本から新規に作成した補習マスターの場合は、「更新済み」はグレー表示で、いまだ該当データが更新されていないことを意味しています。

 

いずれの場合でも、班編成表など毎月更新データが変更していることが多いので、一度基礎データの更新のステップを取ります。

 

受講者データを更新する

通常は、IT講習から引き継がれた補習講座マスターブックに受講者リストが含まれているが、(受講者が補習講座に進まないなど)そのリストが変更された受講者データを読み込む操作です。

 

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ho12

1.[受講者] ボタンをクリックします。

コマンド一覧ボックスの [受講者] ボタンをクリックすると、受講者の更新が開始されます。

2.入力済み受講者データ使えるかどうか判断、更新する場合は [いいえ] をクリックします。

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ho13

現在のマスターにある受講者データが、担当するコースに合致しているかどうかなどの比較が表示されます。

 

 

変更した受講者データを読み込む必要がある場合など、データを更新する場合は[いいえ]ボタンをクリックします。

 

現在の受講者データをそのまま使う場合は「はい」ボタンをクリックします。

3.読み込む受講者ファイルを選択し、[開く]をクリックします。

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master10

[ファイルを開く] ダイアログで、【原本】フォルダーにある該当の受講者ファイルを選択し[開く]をクリックします。

 

受講者ファイルは【虎の巻】▶【原本】フォルダーに保存されています。

4.パスワードを入力します。

5.開いたファイルの受講者データを確認し[はい]をクリックする

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ファイルが開き、受講者データが表示されます。

 

データが正しいことを確認し、[はい]をクリックします。

6.受講者データが更新されます。

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master12

[受講者名簿が更新されました] メッセージが出て、完了です。

 

[OK]をクリックします。 

7.コマンド一覧で[更新済み]が表示されます。

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ho16

受講者の[更新済み]が表示されます。

 

マウスを載せると、使われた受講者ファイル名が表示され、変更した受講者ファイルであることが分かります。

班編成表を更新する

最新の班編成表があれば読み込んで更新します。

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master27

1.コマンド一覧ボックスで、[班編成表] ボタンをクリックします。

これにより、作業で使用する[班編成表]を最新のものに更新する作業が始まります。

2.班編成表データを更新するかどうか判断する。更新する時は[いいえ]をクリックします。

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master14

現在マスターに読み込まれている班編成表データが表示されるので、これを更新するかどうか判断します。

 

現在のデータは、自動的に表示される[班編成表]にて最新のものかどうかを確認します。

 

 

[はい]で現在のデータを使用します。

 

[いいえ]で、班編成表を更新します。

3.[ファイルを開く] ダイアログで【原本】フォルダーにある最新の班編成表を開きます。

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master15

[ファイルを開く] ダイアログが表示され、自動的に【虎の巻】▶【原本】フォルダーが選択されます。

 

そこにある最新の班編成表ファイルを選択し、[開く] をクリックします。

 

4.開いた班編成表ファイルを再確認します。[はい]で更新が始まります。

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master16

班編成表ファイルが開き表示されるので、最新のデータかどうかを確認します。

 

 

[はい]で、このファイルで更新します。

[いいえ]は、他のファイルを探します。

5.班編成表が更新されたとのメッセージが出るので、[OK]をクリックします。

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master17

班編成表データの更新が終わり、メッセージが表示される。

 

[OK]をクリックします。

6.必要に応じて班編成表を印刷しておきます。

master18
master18

班編成表を印刷するかどうかを判断します。

 

手元に印刷した班編成表があると、班員の選択に役立つことがあります。

 

[は い] で印刷します。

[いいえ] で印刷しません。

7.コマンド一覧で [更新済み] が表示されます。

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ho17

班編成表の[更新済み]が表示されます。

 

マウスを載せると、更新に使われた班編成表ファイル名が表示されます。

講習日程を更新する

ITマスターから引き継いだ中に、若葉会までの日程と担当班が読み込まれているので、通常は更新する必要はありません(ITマスターから作成した補習マスターの場合)。


原本から新規に作成した補習マスターの場合は、更新する必要があります。

 

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master28

1.[日程] をクリックします。

作業用マスターの、講習日程を更新する作業が開始されます。

2.日程更新をおこなうかどうかの確認で、[はい]で更新を進めます。

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ho18

日程更新を行うかどうかを確認します。

 

[は い]で更新を続けます。

「いいえ」で更新をやめます。

3.この後の更新操作は、ITマスターでの操作と同じです。

更新する場合は、ITマスターで講習日程を更新すると同じなので、このあとはそちらを参照します。

4.更新終了後、コマンド一覧が更新されます。

ho19
ho19

日程の[更新済み]が表示されます。

 

 

ヒント:読み込まれた日程表は、補習講座だけでなく、翌月の若葉会の日程の分まで更新しています。