出席予定表

出席予定表とは?

出席予定表

補習講座を開始する段階で、世話人から班員へ、期間中の受講者および各班員の出席予定をまとめてお知らせし、サポートを依頼するものです。

 

[補習報告書] シートを使い、講習期間中の受講者、講師・アシスタント、サポータの出席予定を入力したものです。

 

[補習報告書] シートは、講習終了段階での「実施報告書」と兼用となります。

出席予定表入力

受講者および班員の出席予定表を作成します。

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1.班員の出席予定を把握します。

講習前月末までに、メールで班員の出席予定を把握します。


メールでは講習の月日や時間を知らせ、月日ごとの参加予定を返信してもらうようにする。

2.受講者の欠席予定を把握しておきます。

IT班の担当班などから、受講者の出席できない日の連絡があれば、把握しておきます。

3.[出席予定表] ボタンをクリックして、予定を入力できるようにします。

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コマンド一覧で、[補習報告書手動入力と更新] グループの[出席予定表]ボタンにマウスを載せると、「補習報告書を出席予定表にし、予定を更新する」とメッセージが表示されます。

 

[出席予定表] ボタンをクリックすると、状況表示が[入力開始]と変わります。

 

同時に、[補習報告書] シートが表示されて、いつでも入力できる状況となります。

4.[出席予定表] を手動で入力します。

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[補習報告書] シートが表示される。

タイトルが[出席予定表]、作成日がボタンを押した月日で表示されています。

 

 班員個人および受講者の出席予定を入力しますが、入力する日のセルをクリックすると、セル右側に▼が表示されます。▼をクリックすると入力候補が表示されます。この候補中から該当を選んでクリックすればセルに入力できます(候補以外のものは入力できません)。

○:参加、□:体操指導、◎:講師、A:アシスタント、✕:欠席、△:調整中など

連絡なしは、空欄にしておきます。 

出席予定表出力

作成した[出席予定表]を出力します。出力したファイルは、メールの添付や印刷に使用されます。

ho33
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1.配布資料出力の [出席予定表] ボタンをクリックします。

2.出力パスに値が入っており、その値を使う場合は、[はい]で答え、6.へジャンプする。

ho38
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出力パス(フォルダー)が設定されている場合は、このメッセージが表示されます。

 

出力パス(フォルダー)の値が【虎の巻】▶【配布資料】となっておれば、それをそのまま使える可能性がありますので、[はい]で答えます。

 

ステップ6.へジャンプします。

 

なお、出力パスの値を入れなおす場合は、[いいえ]で答え、次のステップ3.へ進みます。

3.出力パスが設定されていない場合は、まずその設定を行います。

master44.gif:出力ファイルの保存先を指定するメッセージ
master44.gif:出力ファイルの保存先を指定するメッセージ

出力パスがブランクの場合に、当メッセージが表示されます。

 

出力パスは、<<配布データ作成>>シートのセルで指定されます。

 

このあとの操作で、出力パスに【配布資料】フォルダーの指定を行うことをメッセージしています。

 

[OK] をクリックします。

4.【虎の巻】フォルダーにある【配布資料】フォルダーを指定します。

master45.gif:出力したファイルの保存先を指定する
master45.gif:出力したファイルの保存先を指定する

「配布データ作成: ファイルを保存するフォルダーを選択してください」ダイアログが出るので、【虎の巻】フォルダーにある【配布資料】フォルダーを選択して [OK] をクリックします。

5.出力パスが設定されます。

master46.gif:出力パスが設定された
master46.gif:出力パスが設定された

出力パスとしての「フォルダーが設定されました」メッセージが表示されます。

 

<<配布データ作成>>シートの出力パスのセルには【配布資料】フォルダーの場所が設定され、背景もグリーン色に変わります。

(出力ブック名、出力Book名のセルはブランクのままです。)

 

[OK] をクリックして次の操作に移ります。

6.出力ブック名を設定する方法を選択します。ここでは、ウィザードを使用します。

master47.gif:ファイル名設定方法を選択する
master47.gif:ファイル名設定方法を選択する

出力ブック名(ファイル名)を設定します。

 

ここでは推奨の、[はい] で、ウィザードで設定する方法を選びます。

7.ファイル名設定ウィザード(その1):作成するデータの種類を[出席予定表]とする。

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ho34

作業するデータの種類で、右端の▼をクリックします。

 

表示される中から、[出席予定表] を選択します。

8.ウィザード(その2):シート状況と作成されるファイル名を確認し、[作成]する。

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ho35

 作成時使用するシート名とその状況を確認します。

コマンド一覧ボックスの [補習報告書手動入力] グループで、[出席予定表] が [入力開始] と表示されている必要があります。

 

作成されるファイル名を確認します。

 

[作成] ボタンでファイル作成が開始されます。

9.【配布資料】フォルダー内に同じ名前のファイルがある場合は、メッセージが表示される。

10.配布用データが作成されたメッセージが表示されます。

ho36
ho36

配布用データが作成されたメッセージが表示されます。

 

この場合は、ファイル名でも分かるように、(出席予定表)が出力されました。

 

 

[OK] をクリックします。

11.コマンド一覧で出席予定表は[出力済み]と表示されます。

ho37
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コマンド一覧では、[配布資料出力]グループの[出席予定表]は[出力済み]と表示されます。

 

マウスを載せると、出力されたファイル名が表示されます。

12.出力したファイルをメールで配信、あるいは印刷します。