事前準備作業

【世話人虎の巻】 を使うには、事前準備の作業が必要です。

 

虎の巻での作業をあなたのPCで行う時の準備作業は、PCでのフォルダーの作成と、随時送られてくる必要書類の確認、PCでのエクセルのセキュリティの設定です。

 

また世話人副世話人として、班員や関連部門とのやり取りはメールで行います。このため自班はもとより、パソボラ全体班員のメールのアドレスを最新のものにしておくことも、事前準備として必要なことです。

 

ファイルの型式が分かるようにします

虎の巻はマクロが有効なエクセルとそうでないエクセルの、両方の型式のエクセルを使いますので、その違いが分かるようにファイル名の拡張子を表示するようにします。

1.Windows のエクスプローラでドキュメントを表示します。

2.リボンの[表示]タブで、[ファイル名拡張子] にチェックを入れます。

ファイルの拡張子を表示するための設定
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これにより、ファイル名の拡張子が表示されるようになり、ファイルの型式を判別できるようになります。 

通常のエクセルファイルには .xslx、マクロが有効になったエクセルファイルには .xslm という拡張子が表示されます。

虎の巻用フォルダーを作り、原本を保存します

ドキュメント傘下に次のような2層のフォルダー構造を作ります。

┗ 虎の巻

┗ マスター

┗ 原本

┗ 配布資料

虎の巻:

以下の3つのフォルダーをまとめる親フォルダーです。


マスター:

各講座用 【マスターブック】 の保存場所となります。

マスターブックは各講座ごとに作成され、講座の準備作業に使われるマクロ付のエクセルファイルのことです。


原本:

虎の巻 【原本】、班編成表、受講者リスト、講座日程 など必要資料の保存場所とします。


 配布資料:

マスターブックで作成する配布用ファイルの保存場所とします。

作成されるファイルには、(参加予定表)、(配布4点セット)、(実施報告書)、(受講者アドレス帳)が含まれます。

虎の巻フォルダー構造
prep01

注意:

虎の巻フォルダーは、PCの傘下のドキュメントに作りましょう。

OneDrive は向いておりません。


【虎の巻原本】 を 【虎の巻 ▶ 原本】 フォルダーに保存します。

【虎の巻原本】 は、エクセルとマクロがセットされているもので、マクロ有効エクセルファイルと呼ばれ、拡張子がxlsm、アイコンは右図となっています。

xlsm アイコン
xlsm アイコン

(マクロ無しのエクセルファイルの場合の拡張子は xlsx、アイコンは右図)

xlsx アイコン
xlsx アイコン

必要書類を確保します。

1.必要書類にはどんなのがありますか…?

講座の準備に必要な下記資料の最新版と、それらが保存されているPC上の場所 (フォルダー) などを確認します。

資料名 更新頻度 用意する部署 推奨される保存場所
1.パソボラ会員編成表 毎月 事務局 PC【虎の巻】▶【原本】フォルダー
2.IT講習受講者リスト 毎月 PC【虎の巻】▶原本】フォルダー
3.講座日程表 不定期 PC【虎の巻】▶原本】フォルダー
4.アンケート用紙 毎月 PC【虎の巻】▶原本】フォルダー
5.各班担当予定表 年度始め ほどがやパソボラHP
6.活動予定表 毎月 ほどがやパソボラHP

2.送られてくる書類を、普段から分かり易い処に保存しておきましょう。

会員や正副世話人に送られてくるこれらのファイルは、PC上の分かりやすいところに保存しましょう。


上に示したように 【虎の巻 ▶ 原本】フォルダーがよろしいでしょう。


そして、常に最新版だけを保存しておきましょう。古いバージョンは捨てましょう。

エクセルのセキュリティの設定を変更しましょう

マクロを安全に稼働させるために、お使いのPCのセキュリティ設定を変更します。

マクロなら何でも稼働させるのではなく、一つ一つ確認してから稼働させるようにします。

セキュリティの設定

エクセルのインストール後一度設定変更するだけです。

1.Microsoft Excel 2013 を起動します。

2.[ファイル]から[オプション]で[セキュリティセンター]を開きます。

Excelオプションでセキュリティセンターを選ぶ
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3.セキュリティセンターで、[セキュリティセンターの設定]をクリックする。

セキュリティセンターパネル
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4.セキュリティセンターの[マクロの設定]で、[警告を表示してすべてのマクロを無効にする]をオンにする。

マクロの設定で「警告を表示してすべてのマクロを無効にする」をセットする
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5.[OK]→[OK]ボタンを押して、設定画面を閉じます。